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Facture par industrie
Type de document
Qu'est-ce qu'un modèle de facture ?
Pourquoi utiliser un modèle de facture ?
7 erreurs courantes à éviter lors de l'utilisation de modèles de facture
Ce qui devrait être inclus dans un modèle de facture professionnel
Pourquoi recommandons-nous d'ajouter des frais de retard aux factures ?
Avantages de l'utilisation de modèles de facture
Inconvénients de l'utilisation de modèles de facture
Pourquoi devriez-vous utiliser les modèles de facture gratuits de Bonsai
Qu'est-ce qu'un modèle de facture ?
Une facture est un document contenant les détails de paiement qui oblige un client à traiter vos honoraires pour vos services. C'est une façon formelle de demander à vos clients d'effectuer les paiements dans le délai spécifié.
Bien que la facturation puisse submerger de nombreux indépendants et propriétaires de petites entreprises, les modèles de facture gratuits offrent une solution rapide à vos soucis.
Un modèle de facture fonctionne comme un plan prédéfini que vous pouvez adapter en fonction du projet ; sans se donner la peine de repartir de zéro. Faites simplement une copie du modèle, entrez toutes les informations, téléchargez le document et envoyez-le - le travail est fait.
Pourquoi utiliser un modèle de facture ?
Voici quelques bonnes raisons :
A quoi sert une facture ? Une facture est bien plus qu'un document indiquant au client qu'il est temps d'être payé. Il est vrai qu'il établit une obligation de la part du client de vous rémunérer pour des services ; il s'agit d'une vérification de l'accord que vous avez conclu lors de l'appel d'offres sur le travail ou de l'acceptation d'un contrat.
Il crée également ce qu'on appelle un compte débiteur, qui fait partie de la tenue de livres et de la comptabilité de votre entreprise. Il établit un registre des travaux réalisés et des paiements effectués. C'est important dans le cadre de la gestion de votre entreprise, en particulier au moment des impôts. Si vous êtes travailleur indépendant, vous pouvez profiter des déductions fiscales pour travail indépendant afin de réduire votre revenu imposable et d'augmenter vos bénéfices.
Il informe le client qu'il est temps d'effectuer le paiement, et il l'informe également de ce qui se passe s'il ne paie pas. Après tout, vous pouvez inclure une notification de frais de retard , qui peuvent être un taux forfaitaire ou un pourcentage du coût du projet. Si le paiement n'est pas reçu, une facture de suivi inclura les frais de retard dans le cadre du coût total.
Vous ne pouvez pas supposer que le client vous paiera sans envoyer de facture. Et vous ne pouvez certainement pas vous attendre à recevoir des frais de retard sans indiquer clairement qu'il y aura des frais supplémentaires pour retard de paiement.
7 erreurs courantes à éviter lors de l'utilisation de modèles de facture
Il est vrai que l'utilisation d'un modèle de facture peut accélérer votre processus de facturation et vous assurer d'avoir des factures de qualité chaque fois que vous en envoyez une à un client.
Cependant, il existe encore des pièges qu'il est important d'éviter lors de l'utilisation d'un modèle de facture. En sachant ce qu'ils sont, vous pouvez modifier votre modèle pour vous assurer que vous ne faites pas ces erreurs et que vous les répétez chaque fois que vous créez une facture.
Chez Bonsai, nous avons travaillé avec plus de 500 000 pigistes et la plupart d'entre eux se situent dans la catégorie des 1 % supérieurs en termes de revenus. Nous leur avons demandé quelles étaient leurs principales erreurs et comment ils les éviteraient. Essayez nos modèles de facture dès aujourd'hui.
Attendre pour envoyer la facture, ou oublier de l'envoyer.
Ne pas fournir suffisamment de détails dans le résumé des travaux.
adresse incorrecte de la facture.
Ne pas spécifier de date d'échéance.
Ne pas donner suite si le paiement n'est pas reçu.
Rendre difficile le paiement (nous en recevons souvent ).
Envoyer de longues factures.
Nous avons intégré un grand nombre des meilleures pratiques mentionnées dans ces conseils dans notre propre outil d'accords appelé Bonsai. Il coûte 19 $ par mois et est utilisé par 500 000 pigistes. Essayez-le avec un essai gratuit de 14 jours.
Ce qui devrait être inclus dans un modèle de facture professionnel
Un modèle de facture peut changer la donne pour les utilisateurs à plusieurs niveaux de carrière. Si vous êtes un débutant, un modèle vous apprendra comment procéder. Si vous êtes un professionnel chevronné, cela vous fera économiser du temps et des efforts pour créer des factures à partir de zéro.
Maintenant, si vous vous demandez ce qui est inclus dans les factures professionnelles, voici une liste utile :
Ce sont les éléments standard inclus dans les modèles de facture. Vous pouvez personnaliser cette liste et rendre votre modèle plus complet selon vos préférences.
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Pourquoi recommandons-nous d'ajouter des frais de retard aux factures ?
Avoir une section dans vos modèles pour les frais de retard peut être un sujet délicat pour certains pigistes. Après tout, il semble un peu « lourd » de facturer des clients qui ne paient pas rapidement. Vous souhaitez probablement retravailler avec ces clients, alors vous vous demandez peut-être si les retards de paiement décourageront un client ?
En réalité, vous dirigez également une entreprise, de sorte que tout client précieux doit comprendre et apprécier les conditions de retard de paiement. Ils doivent comprendre que vous avez également besoin de liquidités. Ces conditions doivent donc les encourager à effectuer le paiement rapidement.
Comme le dit la blogueuse indépendante, auteure et conférencière Linsey Knerl :
« Lorsque vous êtes un pigiste, le temps c'est de l'argent, il est donc important de reconnaître l'impact que les retards de paiement peuvent avoir sur votre entreprise. Il n'y a aucun avantage à supposer que les choses iront toujours dans votre sens. En fait, il vaut mieux affronter cette possibilité de front.
Mais il existe d'autres raisons d'ajouter des frais de retard aux factures. Il vous établit en tant que professionnel, dirigeant une entreprise. En effet, il vous indemnise en cas de retard du client, puisque votre trésorerie est affectée par le non-paiement. En fait, il y a de fortes chances que votre client utilise des frais de retard.
De plus, cela supprime toute négociation en cas de retard de paiement. Vous n'avez pas besoin de faire un suivi et d'essayer de déterminer un montant à facturer au client. Il est clairement indiqué dès le départ, sur chaque facture, que vous avez des frais de retard établis.
Mais il y a des considérations importantes à prendre en compte pour ajouter des frais de retard à une facture.
Tout d'abord, assurez-vous qu'il est clairement indiqué dans le même format que tous les autres éléments et conditions de paiement sur votre facture. Ne cachez pas les conditions des frais de retard en petits caractères.
En fait, il est utile d'inclure les frais de retard dans les termes du contrat initial. Cela supprime toute surprise lorsque le client reçoit votre facture. Par exemple, les contrats et les factures Bonsai incluent déjà ce type de langage.
Deuxièmement, assurez-vous que vous avez effectivement terminé le travail à la satisfaction du client. Si vous envoyez une facture pour un travail inachevé, ou pour un travail dont le client veut encore discuter avec vous, avoir des frais de retard ne peut qu'aggraver la relation.
Et n'oubliez pas que vous pouvez toujours renoncer aux frais s'il existe des circonstances atténuantes, comme un client qui se trouvait en vacances lorsque la facture a été envoyée.
Il est toujours préférable d'avoir les conditions énoncées et d'y renoncer, plutôt que d'essayer d'ajouter des frais sans que le client ne s'y attende.
La prochaine décision que vous avez, alors, est de savoir combien facturer et quand appliquer les frais de retard.
Lorsque vous déterminez le montant, ne le rendez pas déraisonnable. Il peut y avoir des lois dans votre juridiction concernant le montant que vous pouvez facturer, mais dans tous les cas, vous voulez que les frais de retard soient une incitation et non une punition.
Un montant équitable est de 5% du total de la facture. Si vous avez un paiement de 1 000 $ à payer, vous ajouterez 50 $ à la prochaine facture, si vous n'avez pas reçu de paiement. Ce pourcentage doit être clairement indiqué sur la facture originale.
Votre fenêtre de paiement doit également être équitable. Ne vous attendez pas à facturer des frais de retard si le client n'est en retard que d'une semaine, par exemple. Un délai équitable est de 15 jours, auquel cas vous renverrez la facture avec les frais de retard inclus dans le total. Un e-mail de rappel convivial avec la facture peut alors être envoyé au client.
Voici comment les frais de retard sont gérés avec les produits Bonsai. Tout d'abord, dans le modèle de contrat initial, les conditions de facturation incluant les frais de retard sont clairement indiquées :
Ensuite, dans le modèle de facture, les frais de retard sont un élément de ligne avec un langage clair expliquant les termes. Vous pouvez définir le pourcentage que vous souhaitez, mais assurez-vous qu'il correspond au contrat d'origine.
Et enfin, ne renoncez pas aux retards de paiement et ne renégociez pas un montant inférieur juste pour garantir le paiement. Vous avez le droit de vous attendre à un paiement rapide et intégral et de faire accepter vos conditions de retard si le client accuse un retard de paiement.
Malheureusement, il arrive parfois que vous deviez mettre fin à une relation avec un client en raison d'un retard de paiement chronique ou d'un non-paiement. Bien que cela puisse sembler difficile, en particulier lorsque vous démarrez votre entreprise, ce sera mieux pour vous à long terme.
Avantages de l'utilisation de modèles de facture
L'utilisation de modèles de facture de haute qualité vous permet d'offrir une excellente expérience client et de terminer votre projet sur une note positive.
Cela vous donne un avantage à plus d'un titre. Voici comment:
Inconvénients de l'utilisation de modèles de facture
Un modèle de facture gratuit est livré avec son propre ensemble de défauts. Cela peut se retourner contre vous si vous ne faites pas l'effort de le personnaliser efficacement.
Voici comment:
Pourquoi devriez-vous utiliser les modèles de facture gratuits de Bonsai
Les retards de paiement sont l'un des pires cauchemars pour un indépendant ou ceux qui dirigent de petites entreprises. Il est indispensable de corriger votre processus de facturation avant de vous lancer dans votre premier projet ou de lancer un énorme contrat.
Un modèle de facture vous aide à couvrir toutes les bases dès le départ et à sécuriser systématiquement vos paiements. Cependant, chercher des modèles de facture de qualité en ligne ou compter uniquement sur un logiciel de facturation peut ne pas convenir si vous recherchez une solution personnalisable.
C'est là que Bonsai peut aider.
Les modèles de facture conçus de manière intuitive par Bonsai couvrent tout ce dont vous avez besoin. Vous pouvez également automatiser l'envoi de rappels et de suivis pour chaque facture.
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