19 scripts Google Apps utiles pour automatiser Google Drive

19 scripts Google Apps utiles pour automatiser Google Drive

Par Ashutosh KS sur Internet . Mis à jour le 14 août 2020.

Google Drive offre d'excellentes fonctionnalités pour stocker et travailler avec différents types de fichiers, mais il manque certaines fonctionnalités cruciales pour votre travail. Google Apps Scripts est un langage de script facile à utiliser pour faire avancer les choses , qui autrement ne sont pas disponibles dans Drive.

Il existe des scripts qui peuvent vous permettre de lire/extraire du texte à partir d'images, de convertir des fichiers, de sauvegarder automatiquement des photos sociales ou de stocker des pièces jointes Gmail. La plupart des scripts vous permettent également d'automatiser ces services.

Voyons comment utiliser les scripts Google Apps pour combler les trous manquants dans Google Drive et faire bien d'autres choses sans outils tiers.

5 applications Android gratuites pour automatiser les tâches

5 applications Android gratuites pour automatiser les tâches

Une chose que la plupart des gens adorent chez Android est la liberté de créer qu'offre l'identité open source...Lire la suite

Comment exécuter des scripts Google Apps

Pour créer et exécuter un script dans Drive, procédez comme suit :

1. Créez/ouvrez un document ou une feuille de calcul Google. Dans le menu Outils , sélectionnez Éditeur de script .
2. Supprimez le code existant et ajoutez votre code. Accédez à Fichier > Enregistrer > ajouter un nom de script > Cliquez sur OK .
3. Pour exécuter, cliquez sur ► ou, dans le menu Exécuter , sélectionnez une fonction. Si vous exécutez le script pour la première fois, il vous demandera votre authentification. Vérifiez les autorisations requises et cliquez sur Autoriser .
4. Une barre jaune apparaîtra en haut au centre, pour indiquer que le script est en cours d'exécution.

Veuillez noter que ces étapes concernent les scripts généraux et que certains scripts peuvent nécessiter des instructions supplémentaires spécifiques pour s'exécuter.

1. Convertir et envoyer par e-mail Google Sheets

Ce qu'il fait:

• Convertit Google Sheets en PDF et les envoie par courrier à l' aide de votre compte Gmail
• Vous permet de convertir et d'envoyer une seule feuille en utilisant son identifiant de feuille.
• Envoyez le PDF à plusieurs personnes en ajoutant leurs adresses, séparées par des virgules.

Scénario de cas d'utilisation :

C'est utile dans des scénarios comme lorsque vous souhaitez envoyer des données marketing à un tiers mais que vous ne souhaitez pas partager l'intégralité de la feuille de calcul. Vous pouvez utiliser ce script pour envoyer une version PDF. De cette façon, les données requises sont partagées sans compromettre l'ensemble des informations de votre feuille de calcul.

2. Convertir des images en texte à l'aide de l'OCR

Ce qu'il fait:

• Convertit les images en documents texte à l'aide de la technologie OCR ; les enregistre dans votre lecteur.

Scénario de cas d'utilisation :

Ce script s'avère utile dans les situations où vous devez modifier du texte dans des images ou effectuer des recherches sur un grand nombre d'images. Il rend les images converties modifiables et consultables. Il vous fait gagner du temps et des efforts et offre une sortie de texte fiable car il utilise la technologie OCR native de Google.

3. Suivre les éditeurs de fichiers dans Google Drive

Ce qu'il fait:

• Identifie quel utilisateur a apporté des modifications aux fichiers natifs de votre Google Drive.
• Affiche les dates et heures auxquelles le fichier a été modifié ainsi que le nom et l'adresse e-mail des utilisateurs qui ont apporté les modifications à vos documents/fichiers partagés.

Scénario de cas d'utilisation :

Ce script est utile pour suivre les modifications apportées à votre lecteur, y compris les feuilles, les documents, les présentations et les autres formats Google Drive.

4. Enregistrer une page Web sur Google Drive

Ce qu'il fait:

• Enregistre ou sauvegarde la page Web sur n'importe quelle URL vers Google Drive.
• Récupère la page Web et l'enregistre en tant que fichier HTML (par défaut) ou votre extension configurée.
• Maintient une belle structure de dossiers pour stocker plusieurs pages Web ou leurs copies.

Scénario de cas d'utilisation :

Ce script est très utile pour les chercheurs, les universitaires, les blogueurs et autres qui ont besoin de rechercher de nombreux sites Web et pourraient avoir besoin de les enregistrer pour référence future. N'oubliez pas de remplacer la RESOURCE_URL dans l'extrait par le lien que vous souhaitez télécharger.

5. Envoyez un document Google par e-mail

Ce qu'il fait:

• Envoie un document Google par e-mail à n'importe qui et place le contenu du document dans le corps de l'e-mail (plutôt qu'une pièce jointe).
• Convertit le document en HTML et l'envoie par e-mail

Scénario de cas d'utilisation :

Si vous souhaitez envoyer quelque chose non pas en pièce jointe mais dans le cadre de l'e-mail, c'est le qui fait le travail. Notez que vous devez modifier documentId, destinataire, sous réserve de leurs valeurs réelles dans la 4ème ligne.

6. Héberger un site Web sur Google Drive

Ce qu'il fait:

• Hébergez n'importe quel site Web statique, y compris des fichiers tels que HTML, CSS, JS, image, podcast, etc. sur Google Drive. (Drive ne peut pas être utilisé pour servir des sites dynamiques tels que ceux utilisant des backends PHP ou Java.)

Scénario de cas d'utilisation :

Ce script est utile lorsque vous ne souhaitez pas acheter un plan d'hébergement ou un domaine pour votre site. C'est entièrement gratuit et les serveurs de Google sont beaucoup plus rapides que de nombreux hébergeurs dans le monde.

7. Téléchargez des photos Instagram pour conduire

Ce qu'il fait:

• Télécharge plusieurs photos Instagram et les enregistre automatiquement sur votre lecteur.
• Téléchargez des photos en utilisant certaines balises ou à partir de n'importe quelle URL Instagram spécifique.
• Les images sont conservées dans un dossier séparé dans Drive pour faciliter la maintenance.

Scénario de cas d'utilisation :

Il est utile pour les fans d'Instagram, les collectionneurs et les chercheurs qui conservent des sauvegardes de données dans Drive.

8. Convertir un Google Doc en Markdown

Ce qu'il fait:

• Convertit un Google Doc au format Markdown (.md) .
• Il vous envoie automatiquement le document converti avec les images. (Notez que cela peut entraîner des problèmes avec les données utilisant un formatage complexe.)

Scénario de cas d'utilisation :

Il est utile pour les blogueurs et les éditeurs qui utilisent régulièrement le format Markdown pour publier en ligne. Grâce à cela, ils peuvent éviter le travail manuel de conversion de leur contenu pour chaque brouillon.

9. Définir l'expiration automatique pour les données partagées

Ce qu'il fait:

• Définit un intervalle d'expiration automatique pour les fichiers et dossiers partagés dans Drive
• Supprime automatiquement l' accès aux autres utilisateurs après une certaine période (d'expiration automatique).

Scénario de cas d'utilisation :

Ce script est utile pour autoriser un accès limité aux données de votre lecteur et vous évite de vous soucier d'oublier d'annuler le partage des données. Cette fonctionnalité est déjà disponible pour les utilisateurs de Google Apps for Work , mais si vous êtes un utilisateur gratuit, elle est faite pour vous.

10. Enregistrer les pièces jointes Gmail dans Drive

Ce qu'il fait:

• Extrait et enregistre toutes les pièces jointes Gmail dans un dossier particulier de votre lecteur.
• Notifier la progression des pièces jointes récupérées, par e-mail, mais nécessite la configuration des préférences de notification.

Scénario de cas d'utilisation :

Si vous préférez stocker des pièces jointes dans des stockages cloud comme Drive, alors c'est le script à obtenir.

11. Rechercher tous les fichiers dans Google Drive

Ce qu'il fait:

• Recherche tous vos fichiers dans le lecteur et affiche les résultats dans un style simple à digérer dans une feuille Google.
• Prend en charge les documents, les feuilles, les présentations et quelques autres formats de texte.

Scénario de cas d'utilisation :

Recherchez rapidement dans vos fichiers et piles de données avec cela.

12. Répertoire de liste dans Google Drive

Ce qu'il fait:

• Répertorie tous les fichiers et dossiers du répertoire d'un Google Drive de manière récursive
• Écrivez ces données dans un format facile à voir dans une feuille de calcul.

Scénario de cas d'utilisation :

Bon pour donner un sens à toutes les données de votre Drive et à des fins de gestion de fichiers. Notez que pour que ce script fonctionne, vous devez d'abord définir le folderId dans le code. Un identifiant de dossier est tout ce qui se trouve après la partie " dossiers/ " de l'adresse d'un dossier.

13. Convertir Google Docs en HTML

Ce qu'il fait:

• Convertit Google Docs au format HTML pour faciliter le partage ou l'utilisation dans des pages Web ou des éditeurs de code source.
• Prend en charge diverses balises HTML de base ou options de formatage, mais comprenez que cela ne fonctionne pas très bien pour le formatage de texte complexe.

Scénario de cas d'utilisation :

Utile principalement pour les écrivains, les blogueurs et les éditeurs à la recherche de publications pour des outils compatibles HTML. N'oubliez pas de définir les variables KEY et FILE_ID dans le code.

14. Combiner les données de plusieurs feuilles

Ce qu'il fait:

• Fusionne les données de plusieurs feuilles d'une feuille de calcul particulière en une seule feuille dans la feuille de calcul actuelle.

Scénario de cas d'utilisation :

Ce script est utile dans les situations où vous disposez de plusieurs feuilles de données communes (y compris des en-têtes et une structure communs) et que vous souhaitez les combiner en une seule grande feuille de données.

15. Exporter Google Sheets vers des fichiers CSV

Ce qu'il fait:

• Exporte les feuilles de la feuille de calcul actuelle sous forme de fichiers CSV individuels dans Drive.

Scénario de cas d'utilisation :

Il est utile pour les personnes qui utilisent régulièrement Sheets pour gérer et stocker des données et qui ont besoin de données au format CSV pour les partager ou les utiliser dans d'autres applications. Sans cela, Google Sheets ne convertit et ne télécharge qu'une seule feuille à la fois.

Après avoir copié le code dans l'éditeur de script, rouvrez cette feuille de calcul et vérifiez le menu Modules complémentaires .

16. Convertir une feuille Google en facture PDF

Ce qu'il fait:

• Convertit n'importe quelle feuille particulière en facture PDF et l'enregistre sur votre Drive.

Scénario de cas d'utilisation :

Bon pour les utilisateurs qui utilisent régulièrement l'écosystème Google Apps comme outil de travail et qui doivent gérer des factures de produits, etc.

17. Téléchargez une URL directement sur Google Drive

Ce qu'il fait:

• Télécharge automatiquement n'importe quel fichier individuel (ou plusieurs fichiers) à partir d'une URL spécifique vers votre lecteur.
• Les fichiers sont enregistrés dans un dossier spécifique du lecteur et il peut facilement télécharger plusieurs fichiers à partir de plusieurs liens à condition qu'ils soient donnés un à la fois.

Scénario de cas d'utilisation :

Pour les personnes qui aiment conserver les données du Web dans Drive. Tout ce dont il a besoin est le lien de la page dont vous avez besoin. Pour l'utiliser, copiez le code dans l'éditeur de script et accédez à Publier > Déployer en tant qu'application Web…

18. Téléchargez les profils Google+ sur Google Sheets

Ce qu'il fait:

• Récupère les données des profils Google+ accessibles au public dans une feuille de calcul Google. Les données récupérées incluent le nom, les informations professionnelles, la photo de profil, etc.
• La seule entrée requise est l'identifiant de profil de la personne sur laquelle vous souhaitez obtenir des données et cela fonctionne pour plusieurs profils.

Scénario de cas d'utilisation :

Ceci est extrêmement utile pour la saisie de données et les analystes des médias sociaux pour la collecte de données.

19. Convertir les pièces jointes PDF en texte brut

Ce qu'il fait:

• Convertit toutes les pièces jointes PDF de Gmail au format texte brut pour faciliter le partage/stockage
• Vous pouvez spécifier la langue d'origine du PDF (pour extraire le texte) et enregistrer les fichiers de sortie en texte brut avec les fichiers PDF d'origine dans Google Drive.

Scénario de cas d'utilisation :

Vous recevez régulièrement des PDF par e-mail et souhaitez les enregistrer dans Drive sous forme originale ou en texte brut. Il fait le travail par lots.

Comment avez-vous trouvé cette liste ? Connaissez-vous d'autres scripts Google Apps qui facilitent la vie d'un utilisateur Drive ? Veuillez nous en informer en utilisant la section des commentaires ci-dessous.