Demander des subventions
Demander des subventions : créer un budget réaliste
De nombreuses organisations exigent un budget de projet dans le cadre de leurs demandes de subvention, mais en créer un est plus facile à dire qu'à faire. Nous savons que tenir compte de l'inconnu peut être une tâche ardue, mais il existe des moyens de structurer et de planifier un budget qui en font moins une question de conjectures et plus une planification intelligente. Nous avons compilé quelques conseils pour vous aider à créer un budget réaliste pour les subventions ou votre usage personnel.
Un budget a un certain nombre d'utilisations au-delà de la compréhension du coût de production d'un projet. Nous discuterons de la façon de calculer votre cachet d'artiste ; comment représenter les dons en nature, les revenus, l'équipement et d'autres facteurs ; que faire des projets autofinancés ; et comment tenir compte de l'espace studio qui est aussi votre espace de vie. Enfin, nous proposons des exemples de budgets pour différentes disciplines de projet.
Comment les budgets peuvent-ils vous aider ?
Le budget n'est pas seulement un moyen de donner une idée du coût d'un projet, il permet également aux fondations subventionnaires de voir à quel point vous êtes réaliste sur ce que le projet implique. Les artistes peuvent utiliser des budgets détaillés comme outil de gestion pour définir des jalons tout au long de la vie d'un projet. Par exemple, un budget réussi peut servir de rampe de lancement pour la collecte de fonds, il vous donne des objectifs vers lesquels travailler. Les budgets peuvent être utilisés comme un document flexible à utiliser comme archivage et à mettre à jour lorsque la portée et le calendrier d'un projet changent.
Règle budgétaire numéro un : vous payer
Lors de la rédaction d'un budget, les artistes doivent s'assurer qu'ils se payent eux-mêmes et tous leurs collaborateurs. C'est peut-être un nouveau concept pour certains artistes, mais c'est important. Il est logique de déterminer la valeur de votre temps au début du projet plutôt que de sous-budgéter et de finir par puiser dans vos finances personnelles. Un budget qui inclut des honoraires qui rémunère les artistes pour leur temps semblera plus éclairé aux évaluateurs qu'un budget qui n'a pas d'honoraires d'artiste du tout.
Comment représenter un
cachet d'artiste Bien sûr, il existe plusieurs façons de déterminer à quoi ressemble un cachet d'artiste. Voici deux façons de calculer les frais pour votre budget :
Si ce projet est la principale source de revenus de l'artiste, le temps passé peut être représenté en pourcentage d'un salaire annuel raisonnable. Par exemple, si 35 000 $ est votre salaire annuel et que vous estimez que vous passerez six mois à travailler à temps plein sur ce projet, vos honoraires – la moitié du « salaire annuel » – seraient représentés dans le budget comme suit :
Cachet d'artiste pour six mois : 50 % de 35 000 $ = 17 500 $
Si ce projet n'est pas la principale source de revenus de l'artiste (peut-être y travaillez-vous en parallèle avec d'autres projets ou si vous avez un emploi à temps plein qui vous soutient), l'artiste peut représenter le temps passé en pourcentage du budget total du projet.
Les organisations et les artistes individuels prévoient généralement un budget de 15 à 25 % des coûts d'un projet pour couvrir l'administration et les frais généraux (également appelés A&O). Même si le budget du projet paie les dépenses par d'autres moyens, en couvrant des éléments tels que les frais de voyage et de recherche, la ligne A&O dédommagera l'artiste pour le temps passé à planifier et à collecter des fonds pour le projet.
Cachet d'artiste (2) pour six mois : 20 % de 250 000 $ = 50 000 $
**Ce poste suppose que deux collaborateurs reçoivent 25 000 $ chacun
Quelle que soit la manière dont vous choisissez de représenter les cachets de l'artiste dans le budget du projet, l'objectif est de vous rémunérer vous-même et vos collaborateurs de manière équitable.
Vous autofinancez des projets ?
Il est facile d'oublier que les dépenses « autofinancées » restent des dépenses de projet et doivent être comptabilisées dans le budget de votre projet. Si vous avez utilisé des finances personnelles (comme des cartes de crédit ou un revenu personnel) pour couvrir des dépenses créatives, vérifiez vos reçus et ajoutez-les à vos dépenses totales.
Cependant, nous décourageons tous les artistes d'autofinancer leurs projets.
Inclure les revenus que vous tirerez du projet
Un budget complet comprend les dépenses et les revenus. Assurez-vous d'inclure tous les revenus possibles et de désigner les sources comme confirmées, prévues ou en attente. Si vous avez encore besoin de récolter des fonds pour votre projet mais que vous n'avez pas de source identifiée, vous pouvez écrire « à récolter » suivi du montant.
Dons en nature
Il y a deux choses importantes à retenir concernant les biens et services en nature :
- Les apports en nature entrent en tant que revenu et ressortent en tant que dépense au même montant
- Ce montant en dollars doit représenter la juste valeur marchande des biens ou services en nature
Comme cela peut prendre du temps pour déterminer la juste valeur marchande d'un outil donné à votre projet, comme un ordinateur d'occasion, il est utile de séparer le budget en nature. À moins que vous n'ayez pas de fonds en nature, votre budget complet comportera trois sections distinctes : dépenses, revenus et en nature. Si vous n'êtes pas encore sûr de la juste valeur marchande de vos articles en nature, vous pouvez écrire « valeur à déterminer » et ajouter le montant en dollars une fois qu'il est confirmé.
Autres choses à savoir
Comme vous le verrez dans les exemples de budget que nous avons fournis ci-dessous, le revenu doit être égal (ou supérieur) aux dépenses. Désignez simplement tous les fonds non levés comme « à être levés ».
Si vous utilisez votre ordinateur personnel, équipement, etc., pour le projet, vous pouvez le noter dans la section en nature de votre budget. Bien qu'il puisse être impossible de déterminer le montant en dollars de la dépréciation de votre équipement en raison de l'usure liée au projet, votre budget reflétera au moins votre « prêt » au projet. Si vous pensez devoir remplacer ou mettre à niveau votre équipement personnel en raison d'une utilisation intensive au cours de ce projet, c'est une bonne idée d'inclure une ligne « remplacement d'équipement » dans la section des dépenses de votre budget, juste au cas où.
Si vous travaillez à domicile, vous pouvez déterminer la valeur de votre espace de travail et l'inclure dans le budget du projet. La formule est similaire à celle utilisée pour calculer vos frais : quel pourcentage de votre maison utilisez-vous pendant quelle période ? Cela ne signifie pas que vous pouvez réclamer la totalité de votre loyer comme dépense de projet. Au lieu de cela, cela est similaire à la déduction pour bureau à domicile autorisée par l'IRS. En plus d'inscrire le bureau à domicile que votre studio utilise comme une dépense, vous devez également déterminer dans quelle mesure vous utiliserez votre téléphone personnel ou votre connexion Internet pour les communications liées au projet.
Exemples de budgets
Voici quelques exemples de budgets dans différentes disciplines que vous pouvez utiliser comme guide. Veuillez noter que les exemples de budgets sont assez simplifiés.
- Exemple de budget de projet pour les arts de la scène (théâtre, danse, etc.)
- Exemple de budget de projet d'arts visuels (peinture, sculpture, etc.)
- Exemple de budget de projet d'image animée (art vidéo, réalisation de films, documentaire, etc.)
- Exemple de budget de projet de littérature (scénarios, romans, poésie, etc.)
- Exemples de budget de projet pour les domaines émergents (technologie, multimédia, médias numériques, etc.)
Image ci-dessus : Jennifer Reeder, lauréate du Creative Capital Award, sur le tournage de Signature Move .
Comment rédiger une proposition de subvention en toute confiance : traduire vos idées sur papier
Diagramme du lauréat du Creative Capital Award Sam Van Aken montrant les multiples greffes sur un seul arbre pour son projet Open Orchard sur Governor's Island
Lorsque vous êtes prêt à commencer à collecter des fonds pour votre prochain effort créatif, il peut être difficile de traduire ces idées en descriptions de projets, budgets et échéanciers. Tracie Holder, qui dirige les ateliers de Creative Capital sur la rédaction de subventions, propose quelques astuces et outils pour vous aider à mettre vos idées sur papier, après avoir effectué les recherches initiales sur les organismes de financement , afin que vous puissiez rédiger une proposition de subvention solide.
Utiliser les candidatures et les propositions de subventions comme outils
« Une subvention est un instantané du projet dans le temps », explique Holder. Le calendrier de votre portée de travail, la description du projet, l'impact que vous espérez qu'il aura, même le budget, tout devrait aider les bailleurs de fonds à comprendre votre réflexion et à décrire une histoire globale de la façon dont votre projet verra le jour. Les propositions ne sont pas l'œuvre, c'est-à-dire l'art ou le projet lui-même. Au lieu de cela, Holder suggère de les considérer davantage comme le plan directeur d'un bâtiment - ils ne sont qu'une théorie du projet, mais leur objectif devrait être de donner aux bailleurs de fonds une idée vivante du projet afin qu'ils puissent l'imaginer existant et le « voir » dans leur esprit.
Quelle que soit la trajectoire de votre projet, la façon dont vous l'écrivez doit faire apparaître votre passion auprès des bailleurs de fonds. Parlant de son expérience au sein de comités de financement, Holder déclare : « Parfois, je lis une proposition et le projet semble inévitable… chaque détail a été pensé et cela ressort sur la page. L'objectif est de faire en sorte qu'un bailleur de fonds ait l'impression que le travail sera réalisé avec ou sans son soutien, afin qu'il ait confiance à la fois dans votre talent artistique et dans votre capacité à l'exécuter s'il est financé. Donnez l'impression au bailleur de fonds que vous avez anticipé tous les obstacles et détails possibles, que vous avez planifié en conséquence et que rien ne vous empêchera de réaliser votre projet.
Penser à la concurrence lorsque vous soumettez votre proposition peut vous donner une nouvelle perspective sur votre travail. Holder mentionne un projet de film documentaire sur l'architecture par un de ses amis. S'il avait été soumis à une organisation qui finance des documentaires, il aurait été en concurrence avec un grand nombre d'autres documentaires. Cependant, l'ami a soumis le projet à une organisation qui finance des projets sur l'architecture. En tant que documentaire, il était unique dans un groupe d'artistes influencés par l'architecture. L'artiste a su isoler le projet comme une vision distinctive.
Les propositions les plus fortes, dit Holder, établissent un équilibre entre le contexte et les spécificités.
Former des groupes pour aider à formuler des idées sur papier
L'un des principaux problèmes qui se pose lorsque Holder aide les artistes à demander un financement est de maintenir une distance critique lors de la description de l'œuvre. « Les artistes », dit Holder, «moi-même y compris, nagent si souvent dans le bocal de notre propre esprit et vivent avec nos idées que nous avons du mal à transmettre avec succès une vision pleinement réalisée à un bailleur de fonds potentiel. Nous imaginons souvent que ce qui est clair pour nous va de soi sans réaliser que nous devons prendre du recul et nous assurer que nous offrons une fenêtre complète sur notre processus, comment nous prévoyons de passer du concept à la réalisation et quel est exactement le travail final sera."
Par exemple, il arrive souvent qu'une application ne mentionne pas les informations de base sur l'œuvre, comme s'il s'agit d'une installation, de quoi elle est faite ou le type de support qu'elle utilise. Il est important d'utiliser un langage descriptif et visuel lorsque vous parlez de votre projet afin qu'il prenne vie pour le bailleur de fonds et qu'il puisse lui aussi imaginer ce que vous avez en tête.
Holder suggère que vous choisissiez des amis qui à la fois connaissent et ne connaissent pas votre travail. Leur montrer des propositions de subvention aidera à déterminer si ce que vous avez écrit exprime avec précision ce que vous espérez accomplir avec votre pratique. «Nous sommes tellement immergés dans nos projets et pouvons rarement maintenir une distance critique. C'est agréable d'avoir quelqu'un pour venir à notre travail avec un regard neuf et nous donner une idée de la réalité. Suis-je en train de transmettre ce que j'avais prévu? Est-ce que quelque chose n'est pas clair ? » dit Titulaire.
Visitez des musées pour influencer la façon dont vous écrivez sur votre travail
Lorsque vous écrivez sur votre travail, Holder suggère de vous considérer comme un conservateur qui écrit un texte de présentation mural pour accompagner le travail dans une exposition. Essentiellement, vos descriptions de projet devraient inviter le bailleur de fonds à comprendre le processus créatif qui éclaire le travail que vous proposez et comment vous prévoyez de passer du concept à la réalisation.
Les propositions les plus fortes, dit Holder, établissent un équilibre entre le contexte et les spécificités. À l'instar des présentations murales d'un musée, la description de votre projet doit évoquer une vision d'un univers plus vaste qui séduira les bailleurs de fonds et les examinateurs.
La prochaine fois que vous irez dans un musée, imaginez ce que pourraient dire les textes de présentation muraux accompagnant votre travail. Cela pourrait vous donner la distance critique dont vous avez besoin pour rédiger une proposition de subvention passionnante à l'intention de bailleurs de fonds qui ne connaissent pas votre travail.
Dans l'atelier de Holder, à titre d'exercice, elle a demandé aux artistes participants d'écrire une critique de leur propre travail, comme s'ils étaient un critique d'art, et le travail a été achevé. Les critiques ne donnent aux lecteurs qu'un bref aperçu d'une exposition, d'un film, d'une pièce de théâtre ou d'un livre, mais elles couvrent les détails essentiels. Ils ne vivent pas dans les mauvaises herbes. Il en est de même pour une bonne proposition. Quels sont les thèmes principaux de votre projet ? Quelles sont les textures, comment s'organise-t-elle ? Vous ne voulez pas montrer chaque peinture de votre exposition imaginée, mais donnez au lecteur une idée globale de ce qu'il retiendra après l'avoir vue.
Plus vous lisez de propositions de subventions côte à côte, plus il est facile de reconnaître ce qui fait une demande exceptionnelle.
Que faire après avoir reçu une réponse d'un
bailleur de fonds N'oubliez pas, dit Holder, que tout financement concerne d'abord et avant tout les relations. Lorsqu'une demande ou une proposition est retenue et que vous recevez une subvention d'une organisation, vous avez un point de départ la prochaine fois que vous travaillerez sur une demande de financement. Étudiez attentivement vos demandes de subvention retenues pour vous aider à prendre des décisions éclairées sur la façon d'écrire sur votre prochain projet, ou même sur la meilleure façon de concevoir votre travail. Souvent, le processus de collecte de fonds aide les artistes à faire avancer le projet, quel que soit son succès en tant que demande de subvention.
Travailler souvent en groupe avec d'autres artistes et partager vos propositions les uns avec les autres aide à réduire le sentiment d'isolement et peut également fournir des commentaires précieux. Les groupes que vous avez formés lors de la rédaction des propositions doivent continuer à se réunir même après que les individus ont reçu des acceptations ou des rejets. Plus vous lisez de propositions de subventions côte à côte, plus il est facile de reconnaître ce qui fait une demande exceptionnelle. Les organisations partagent rarement des applications antérieures. Par conséquent, la formation d'un pool d'applications dans lequel vous partagez l'écriture pourrait profiter à tous, quel que soit le résultat.
Les artistes qui inspirent confiance ont tendance à être de bons collecteurs de fonds, alors ne vous laissez pas intimider par le processus de rédaction de la subvention.
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Conseils financiers pour les artistes de deux professionnels
En tant qu'artiste, les finances sont probablement la dernière chose sur laquelle vous voulez vous concentrer dans votre pratique. C'est pourquoi nous avons parlé à deux experts financiers qui ont aidé nos lauréats. Julian Schubach est conseiller financier chez ODI Financial, qui se spécialise dans la gestion de patrimoine et la planification successorale pour les artistes et les artistes à succès ainsi que pour de nombreuses organisations à but non lucratif. Shelley Fischer est devenue Certified Financial Planner® (CFP) après de nombreuses années de travail chez Sotheby's, prêtant de l'argent à des collectionneurs d'art. Aujourd'hui, elle apporte son aide aux artistes, galeristes, marchands d'art privés, artistes du spectacle, réalisateurs de films et de télévision, et de nombreux autres professionnels et indépendants.
Notre stagiaire Winter Artist Services, Kate Bussert, leur a posé quelques questions pour aider les artistes à planifier efficacement leurs finances.
Kate Bussert : Quelles sont les ressources ou les options les plus courantes que les artistes ne connaissent pas lorsqu'ils épargnent pour la retraite ? Comment peuvent-ils se renseigner sur ces ressources ou options?
Shelley Fischer : Les artistes sont comme la plupart des autres personnes, et ne savent vraiment pas grand-chose sur l'épargne, en général, pour des objectifs proches ou lointains, y compris épargner pour la retraite. La littératie financière n'est pas assez bien enseignée - ou souvent pas du tout - et à moins que nous n'ayons été élevés avec de bons scripts et habitudes financiers (la plupart des gens ne l'étaient pas), nous ne savons tout simplement pas assez quoi faire et comment le faire. Pour répondre spécifiquement aux ressources et aux options, travaillez avec un professionnel CFP® (contre rémunération, pas de commission ou pour gérer vos finances) pour comprendre votre situation spécifique et planifier vos propres objectifs, et/ou lisez, assistez à des ateliers ouverts (la bibliothèque publique de New York propose des programmes de littératie financière) et/ou suivez un cours.
Il existe de nombreuses options différentes pour épargner des véhicules et elles ont toutes des limites de cotisation, des avantages fiscaux et des limites de revenus différents, alors découvrez ce qui convient le mieux à votre situation particulière.
Ma philosophie est que nous travaillons dur pour notre argent et que notre argent devrait travailler pour nous. Rien de tout cela ne concerne l'argent en soi, mais en fin de compte, le fait d'avoir la liberté, les options, de vivre comme nous voulons vivre maintenant et tout au long de notre vie. Il faut un certain apprentissage et compréhension, et cela PEUT être fait.
Julian Schubach : Bob Lefsetz dirige un blog très intéressant pour la communauté des artistes et apporte une sagesse perspicace que beaucoup de nos clients aiment lire. Mon entreprise, ODI Financial, publie un bulletin d'information intitulé « Ce qui pourrait mal tourner ». C'est une ressource gratuite pour aider les artistes à éviter les pièges courants. Vous pouvez vous inscrire à la newsletter en m'envoyant un e- mail à Julian@ODIfinancial.com. Pour plus d'informations sur l'épargne-retraite, investopedia.com
fournit une merveilleuse introduction à la mise en route.
Au fil des ans, nous avons appris à connaître de nombreux comptables et avocats hautement qualifiés spécialisés dans les arts. Leur perspicacité et leur expérience peuvent être une ressource inestimable pour les artistes à succès. Il est important de travailler avec un professionnel avec qui vous vous sentez à l'aise et qui comprend les subtilités de la planification dans l'espace créatif. Si vous avez besoin d'une référence, n'hésitez pas à demander et j'essaierai de vous guider vers la bonne personne.
Kate : Beaucoup d'artistes reportent l'épargne pour la retraite car le fait d'avoir un revenu variable rend difficile la justification de mettre de l'argent de côté sur un compte inaccessible. Avez-vous des conseils à leur donner ?
Shelley : Oui, définitivement : travaillez avec quelqu'un pour vous aider à déterminer ce qui fonctionne pour vous, en particulier. Économisez dans des seaux pour différentes choses. L'un de ces compartiments est destiné à la retraite, l'autre à un fonds d'urgence, l'autre à des dépenses pendant les périodes de soudure, l'autre à d'autres objectifs à moyen terme. Il s'agit d'être organisé, d'avoir un système, de simplifier et d'automatiser l'épargne. Certaines personnes pensent qu'elles ont besoin d'une certaine somme d'argent ou qu'elles n'en ont pas assez. D'après mon expérience, n'importe qui peut apprendre à bien gérer son argent, peu importe combien, peu importe combien.
Nous, les planificateurs, disons souvent que ne pas planifier entraîne souvent un échec de la planification. L'échec, financièrement, signifie généralement dette, anxiété et même maladie due au stress… ou pire. Il ne doit pas en être ainsi.
Julien :Il existe de nombreuses façons d’économiser tout en gardant votre argent accessible. Les fonds communs de placement vous donnent accès à une variété de placements, de conservateurs à agressifs, tout en maintenant un accès relativement rapide à votre argent. Nous préconisons fortement les cotisations automatisées qui, combinées à la magie de la capitalisation, conduisent à des économies importantes pour la retraite et d'autres besoins. Assurez-vous simplement de faire correspondre votre horizon de placement avec une stratégie de placement appropriée.
Kate : Y a-t-il autre chose que vous aimeriez partager avec nos artistes ?
Julien : Sauvegardez. Sauvegarder. Sauvegarder! Les revenus imprévisibles et erratiques correspondent rarement aux frais généraux constants de modes de vie plus grands et meilleurs. La planification est cruciale. Les sacrifices que vous faites aujourd'hui peuvent vous aider à sécuriser votre avenir financier.
Shelley : Il existe des moyens de stabiliser les revenus et les dépenses, cela demande un peu de travail au début, puis finalement, avec un système qui fonctionne pour vous, cela deviendra plus facile – pour le reste de votre vie. Ne pas s'en occuper ne le fait pas disparaître !
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