onleetable - Créer une armoire de fichiers pour le dossier Drive

onleetable - Créer une armoire de fichiers pour le dossier Drive

Créer une armoire de fichiers à partir du dossier Google Drive

Transformez un dossier Google Drive en un magnifique classeur

Sur votre site Google ou sur votre site Web d'entreprise, il est pratique de partager des fichiers stockés dans un dossier Google Drive, mais le faire manuellement est pénible car vous devez mettre à jour lorsqu'il y a de nouveaux fichiers ou des modifications.

Avec onleetable et Google Apps Script, vous pouvez créer une belle armoire de fichiers pour votre site et la rendre dynamique, configurer une fois et simplement placer ou supprimer le fichier dans le dossier Drive et il sera automatiquement mis à jour sur le site. Sur cette page, nous partagerons le code du script de l'application pour extraire automatiquement les données du dossier du lecteur, le rendre dynamique avec mise à jour automatique et détailler la configuration disponible.

En seulement une minute, vous disposerez d’un incroyable classeur dynamique.

Créez automatiquement des feuilles Google Sheets avec les détails des fichiers de votre dossier Drive

⚠️ Nous supposons d'abord que le dossier est partagé avec les personnes appropriées, votre domaine ou qu'il est public.

Pour créer un classeur avec onleetable, vous devez d'abord extraire les détails des fichiers du dossier. S'il vous plaît faites :

1 - Créer un Google Sheets : lien

2 - Créer une copie du script : lien

3 - Sur la page du script, cliquez sur l'icône de copie à droite.

4 - Dans le script remplacez les variables dossierId (ligne 4) et sheetId (ligne 6) par l'ID du dossier Drive et l'ID du nouveau Sheets créé.

5 - Exécutez une première fois la fonction createFileCabinet() pour valider le scope. Sélectionnez la fonction dans la liste déroulante et cliquez sur "Exécuter".

6 - Exécutez à nouveau la fonction.

7 - Pour mettre à jour automatiquement Sheets avec de nouveaux fichiers ajoutés ou mettre à jour les informations, sélectionnez la fonction createTrigger() dans la liste déroulante et cliquez sur Exécuter. Cela vérifiera automatiquement le dossier toutes les heures et mettra à jour les feuilles.

⚠️ Pour la colonne d'aperçu, vous ne verrez pas l' image d'aperçu , c'est normal. Google Sheets a des difficultés à restituer l'aperçu, mais en ligne, tout ira bien.

Vous avez maintenant configuré le script pour mettre à jour vos feuilles lorsqu'il y a des modifications dans le dossier afin d'avoir toujours des informations mises à jour dans les feuilles. Désormais, avec onleetable, vous pourrez créer un magnifique classeur basé sur Sheets et toujours à jour .

Créer un classeur avec onleetable

1 - Si ce n'est pas déjà fait installez onleetable en cliquant sur le badge :

2 - Ouvrez le module complémentaire depuis votre Google Sheets, cliquez sur l'icône à droite. La première fois, vous devez valider l'accès au fichier.

Pour les paramètres, conservez uniquement la sélection "Tabulation".

Vous n'avez pas besoin de sélectionner une plage spécifique, onleetable s'ajustera automatiquement au nombre de lignes. De cette façon, s'il y a un nouveau fichier, vous n'avez pas besoin de mettre à jour la plage, il sera automatiquement reflété dans l'armoire à fichiers.

3 - Allez dans Design, développez le menu en cliquant sur le bouton. Sélectionnez ensuite « Carte ».

4 - Cliquez sur le bouton "Créer" en bas du module complémentaire.

Et voilà, vous avez maintenant généré un classeur avec onleetable. L'URL est disponible en haut du module complémentaire.

Si vous souhaitez modifier certains paramètres n'oubliez pas de cliquer sur les boutons "Enregistrer", il n'y a pas de sauvegarde automatique.

Votre classeur est prêt

Vous disposez désormais d'un script qui s'exécutera automatiquement toutes les heures et mettra à jour les feuilles avec les nouvelles informations et les nouveaux fichiers que vous ajoutez au dossier.

Les modifications sont instantanément répliquées sur votre table de location pour afficher les dernières informations précises aux visiteurs ou à vos collègues.

Cette page peut être intégrée dans un site Web, votre wordpress ou dans un nouveau site Google comme ci-dessous.

Personnaliser le script

Vous pouvez personnaliser les champs que vous souhaitez afficher, pour cela vous avez 2 choses à faire.

Tout d'abord, à la ligne 13, ajoutez ou supprimez le nom de la colonne que vous souhaitez modifier :

résultats . push ([ 'Aperçu' , 'Titre' , 'Propriétaire' , 'Dernière modification' , 'Modifié par' , 'Taille' , 'Lien' ])

Deuxièmement, aux lignes 27 et 28 ajoutez ou supprimez l'élément que vous souhaitez modifier :

résultats . push ( [ insertImage ( fichier . thumbnailLink ), fichier . titre , fichier .ownerNames ,

joliDate ( fichier . modifiéDate ), fichier . lastModifyingUserName , getSize ( fichier . fileSize ), openLink ( fichier . alternateLink )])

Vous pouvez y avoir un détail de tous les champs disponibles : lien

Par exemple si vous souhaitez ajouter la description du fichier il vous suffit d'ajouter une colonne "Description" et vous ajoutez la valeur file.description, voici le résultat :

Ligne 13 :

résultats . push ([ 'Aperçu' , 'Titre' , ' Description ' , 'Propriétaire' , 'Dernière modification' , 'Modifié par' , 'Taille' , 'Lien' ])

Lignes 27 et 28 :

résultats . push ([ insertImage ( fichier . thumbnailLink ), fichier . titre , fichier.description , fichier .ownerNames ,

joliDate ( fichier . modifiéDate ), fichier . lastModifyingUserName , getSize ( fichier . fileSize ), openLink ( fichier . alternateLink )])

Exemple de classeur