Comment utiliser Excel comme un pro : 18 trucs, astuces et raccourcis Excel faciles - WebSetNet

Comment utiliser Excel comme un pro : 18 trucs, astuces et raccourcis Excel faciles - WebSetNet

Comment utiliser Excel comme un pro : 18 trucs, astuces et raccourcis Excel faciles

bartez64

5 juillet 2021

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Parfois, Excel semble trop beau pour être vrai. Tout ce que j'ai à faire est d'entrer une formule, et à peu près tout ce que j'aurais besoin de faire manuellement peut être fait automatiquement. Besoin de fusionner deux feuilles avec des données similaires ? Excel peut le faire. Besoin de faire des calculs simples ? Excel peut le faire. Besoin de combiner des informations dans plusieurs cellules ? Excel peut le faire.

Le seul problème est qu'il peut être difficile à utiliser pour les débutants. Bien que la saisie manuelle des données soit facile, apprendre toutes les formules et tous les raccourcis dont vous avez besoin pour maîtriser l'outil peut être un cauchemar. De plus, même si vous utilisez les formules correctement, il y a toujours une chance que vous rencontriez messages d'erreur. En termes simples, Excel peut être extrêmement difficile à utiliser.

Ne pas s'inquiéter. Dans cet article, je passerai en revue les meilleurs conseils, astuces et raccourcis que vous pouvez utiliser dès maintenant pour faire passer votre jeu Excel au niveau supérieur. Aucune connaissance avancée d'Excel n'est requise.

Qu'est-ce qu'Excel?

Microsoft Excel est un tableur que les spécialistes du marketing, les comptables, les analystes de données et d'autres professionnels utilisent pour stocker, organiser et suivre les ensembles de données. Il fait partie de la suite de produits Microsoft Office. Les alternatives incluent Google Sheets et Numbers. Trouvez plus d'alternatives à Excel ici.

Pour démarrer votre éducation Excel, regardez une vidéo ci-dessous sur la façon d'utiliser Excel pour les débutants.

Excel est principalement utilisé pour créer des documents financiers en raison de ses fortes puissances de calcul. Vous trouverez souvent le logiciel dans les bureaux et les équipes comptables, car il permet aux comptables de voir automatiquement les sommes, les moyennes et les totaux. Avec Excel, ils peuvent facilement donner un sens aux données de leur entreprise.

Alors qu'Excel est principalement connu comme un outil de comptabilité, les professionnels de tous les domaines peuvent utiliser ses fonctionnalités et ses formules, en particulier les spécialistes du marketing, car il peut être utilisé pour suivre tout type de données. Il élimine le besoin de passer des heures et des heures à compter des cellules ou à copier et coller des chiffres de performance. Excel a généralement un raccourci ou une solution rapide qui accélère le processus.

Vous ne savez pas comment utiliser Excel dans votre équipe ? Voici une liste de documents que vous pouvez créer :

• Comptes de résultat: Vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel pour suivre l'activité commerciale et la santé financière d'une entreprise.
• Bilans: Les bilans font partie des types de documents les plus courants que vous pouvez créer avec Excel. Il vous permet d'avoir une vision globale de la situation financière d'une entreprise.
• Calendrier: vous pouvez facilement créer un calendrier mensuel sous forme de feuille de calcul pour suivre les événements ou d'autres informations sensibles à la date.

Voici quelques documents que vous pouvez créer spécifiquement pour les spécialistes du marketing.

• Budgets marketing: Excel est un puissant outil de gestion budgétaire. Vous pouvez créer et suivre les budgets marketing, ainsi que les dépenses, à l'aide d'Excel. Si vous ne souhaitez pas créer un document à partir de zéro, téléchargez gratuitement nos modèles de budget marketing.
• Rapports marketing: Si vous n'utilisez pas d'outil marketing tel que Marketing Hub, vous pourriez avoir besoin d'un tableau de bord avec tous vos rapports. Excel est un excellent outil pour créer des rapports marketing. Téléchargez des modèles de rapports marketing Excel gratuits ici.
• Calendriers éditoriaux: Vous pouvez créer des calendriers éditoriaux dans Excel. Le format d'onglet rend extrêmement facile le suivi de vos efforts de création de contenu pour des plages de temps personnalisées. Téléchargez un modèle de calendrier de contenu éditorial gratuit ici.
• Calculateur de trafic et de prospects: En raison de ses fortes puissances de calcul, Excel est un excellent outil pour créer toutes sortes de calculatrices, y compris une pour le suivi des prospects et du trafic. Cliquez ici pour télécharger une calculatrice préfabriquée gratuite.

Ceci n'est qu'un petit échantillon des types de documents marketing et commerciaux que vous pouvez créer dans Excel. Nous avons créé un longue liste de modèles Excel vous pouvez l'utiliser dès maintenant pour le marketing, la facturation, la gestion de projet, la budgétisation, etc.

Vous pouvez également télécharger des modèles Excel ci-dessous pour tous vos besoins marketing.

Après avoir téléchargé les modèles, il est temps de commencer à utiliser le logiciel. Voyons d'abord les bases.

Notions de base Excel

Si vous débutez avec Excel, nous vous suggérons de vous familiariser avec quelques commandes de base. Ce sont des choses comme :

• Création d'une nouvelle feuille de calcul à partir de zéro.
• Exécuter des calculs de base comme l'addition, la soustraction, la multiplication et la division.
• Rédaction et mise en forme du texte et des titres des colonnes.
• Utilisation des fonctionnalités de remplissage automatique d'Excel.
• Ajouter ou supprimer des colonnes, des lignes et des feuilles de calcul uniques. Ci-dessous, nous verrons comment ajouter des éléments tels que plusieurs colonnes et lignes.
• Garder les titres des colonnes et des lignes visibles lorsque vous les faites défiler dans une feuille de calcul, afin que vous sachiez quelles données vous remplissez lorsque vous vous déplacez plus loin dans le document.

Pour une plongée profonde sur ces bases, consultez notre guide complet de Microsoft Excel.

Dans l'esprit de travailler plus efficacement et d'éviter les travaux manuels fastidieux, voici quelques formules et fonctions Excel que vous devrez connaître.

Excel Formules

Il est facile de se laisser submerger par la vaste gamme de Formules Excel que vous pouvez utiliser pour donner un sens à vos données. Si vous commencez tout juste à utiliser Excel, vous pouvez vous fier aux formules suivantes pour exécuter certaines fonctions complexes, sans ajouter à la complexité de votre parcours d'apprentissage.

• Signe égal : Avant de créer une formule, vous devrez écrire un signe égal (=) dans la cellule où vous voulez que le résultat apparaisse.
• Addition: Pour additionner les valeurs de deux ou plusieurs cellules, utilisez le + signe. Exemple: = C5 + D3.
• Soustraction: Pour soustraire les valeurs de deux ou plusieurs cellules, utilisez le - signe. Exemple: =C5-D3.
• Multiplier: Pour multiplier les valeurs de deux ou plusieurs cellules, utilisez le * signe. Exemple: =C5*D3.
• Division: Pour diviser les valeurs de deux ou plusieurs cellules, utilisez le / signe. Exemple: =C5/D3.

En rassemblant tout cela, vous pouvez créer une formule qui additionne, soustrait, multiplie et divise le tout dans une seule cellule. Exemple: =(C5-D3)/((A5+B6)*3).

Pour des formules plus complexes, vous devrez utiliser des parenthèses autour des expressions pour éviter d'utiliser accidentellement le Ordre des opérations PEMDAS. Gardez à l'esprit que vous pouvez utiliser des nombres simples dans vos formules.

Fonctions Excel

Les fonctions Excel automatisent certaines des tâches que vous utiliseriez dans une formule typique. Par exemple, au lieu d'utiliser le + signer pour additionner une plage de cellules, vous utiliseriez la fonction SOMME. Examinons quelques autres fonctions qui aideront à automatiser les calculs et les tâches.

• SUM: La fonction SOMME additionne automatiquement une plage de cellules ou de nombres. Pour compléter une somme, vous devez saisir la cellule de départ et la cellule finale avec un deux-points entre les deux. Voici à quoi cela ressemble : SOMME(Cellule1:Cellule2). exemple: = SUM (C5: C30).
• MOYENNE: La fonction MOYENNE fait la moyenne des valeurs d'une plage de cellules. La syntaxe est la même que la fonction SOMME : MOYENNE(Cellule1:Cellule2). Mise en situation : =MOYENNE(C5:C30).
• IF: La fonction SI vous permet de renvoyer des valeurs basées sur un test logique. La syntaxe est la suivante : IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false]). exemple: =SI(A2>B2, "Dépassement du budget", "OK").
• RECHERCHEV: La fonction RECHERCHEV vous aide à rechercher n'importe quoi sur les lignes de votre feuille. La syntaxe est : RECHERCHEV(valeur de recherche, tableau de tableau, numéro de colonne, correspondance approximative (TRUE) ou correspondance exacte (FALSE)). exemple: =RECHERCHEV([@Avocat],tbl_Avocats,4,FAUX).
• INDEX: La fonction INDEX renvoie une valeur à l'intérieur d'une plage. La syntaxe est la suivante : INDEX(tableau, num_ligne, [num_colonne]).
• MATCH: La fonction MATCH recherche un certain élément dans une plage de cellules et renvoie la position de cet élément. Il peut être utilisé en tandem avec la fonction INDEX. La syntaxe est : MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type]).
• COUNTIF: La fonction COUNTIF renvoie le nombre de cellules qui répondent à certains critères ou ont une certaine valeur. La syntaxe est : COUNTIF(plage, critères). Mise en situation : =COUNTIF(A2:A5, "Londres").

OK, prêt à entrer dans le vif du sujet ? Allons-y. (Et à tous les fans de Harry Potter… vous êtes les bienvenus à l'avance.)

Notes: Les GIF et les visuels proviennent d'une version précédente d'Excel. Le cas échéant, la copie a été mise à jour pour fournir des instructions aux utilisateurs des versions plus récentes et plus anciennes d'Excel.

1. Utilisez les tableaux croisés dynamiques pour reconnaître et donner un sens aux données.

Les tableaux croisés dynamiques sont utilisés pour réorganiser les données dans une feuille de calcul. Ils ne modifieront pas les données dont vous disposez, mais ils peuvent résumer des valeurs et comparer différentes informations dans votre feuille de calcul, en fonction de ce que vous souhaitez qu'ils fassent.

Jetons un coup d'oeil à un exemple. Disons que je veux jeter un œil au nombre de personnes dans chaque maison à Poudlard. Vous pensez peut-être que je n'ai pas trop de données, mais pour des ensembles de données plus longs, cela sera utile.

Pour créer le tableau croisé dynamique, je vais à Données > Pivot Table. Si vous utilisez la version la plus récente d'Excel, vous iriez à insérer > Pivot Table. Excel remplira automatiquement votre tableau croisé dynamique, mais vous pouvez toujours modifier l'ordre des données. Ensuite, vous avez le choix entre quatre options.

• Filtre de rapport: cela vous permet de ne regarder que certaines lignes de votre ensemble de données. Par exemple, si je voulais créer un filtre par maison, je pourrais choisir d'inclure uniquement les étudiants de Gryffondor au lieu de tous les étudiants.
• Étiquettes de colonne: Ce seraient vos en-têtes dans l'ensemble de données.
• Étiquettes de ligne: Il peut s'agir de vos lignes dans l'ensemble de données. Les étiquettes de ligne et de colonne peuvent contenir des données de vos colonnes (par exemple, le prénom peut être glissé vers l'étiquette de ligne ou de colonne - cela dépend simplement de la façon dont vous voulez voir les données.)
• Valeur: Cette section vous permet de regarder vos données différemment. Au lieu de simplement extraire n'importe quelle valeur numérique, vous pouvez additionner, compter, faire la moyenne, max, min, compter des nombres ou effectuer quelques autres manipulations avec vos données. En fait, par défaut, lorsque vous faites glisser un champ vers Valeur, il effectue toujours un décompte.

Étant donné que je souhaite compter le nombre d'étudiants dans chaque maison, je vais accéder au générateur de tableau croisé dynamique et faire glisser la colonne Maison vers les étiquettes de ligne et les valeurs. Cela résumera le nombre d'étudiants associés à chaque maison.

2. Ajoutez plusieurs lignes ou colonnes.

Au fur et à mesure que vous jouez avec vos données, vous constaterez peut-être que vous devez constamment ajouter plus de lignes et de colonnes. Parfois, vous devrez peut-être même ajouter des centaines de lignes. Faire cela un par un serait super fastidieux. Heureusement, il existe toujours un moyen plus simple.

Pour ajouter plusieurs lignes ou colonnes dans une feuille de calcul, mettez en surbrillance le même nombre de lignes ou de colonnes préexistantes que vous souhaitez ajouter. Ensuite, faites un clic droit et sélectionnez "Insérer".

Dans l'exemple ci-dessous, je souhaite ajouter trois lignes supplémentaires. En mettant en surbrillance trois lignes, puis en cliquant sur insérer, je peux ajouter rapidement et facilement trois lignes vides supplémentaires dans ma feuille de calcul.

3. Utilisez des filtres pour simplifier vos données.

Lorsque vous examinez des ensembles de données très volumineux, vous n'avez généralement pas besoin d'examiner chaque ligne en même temps. Parfois, vous souhaitez uniquement consulter les données qui correspondent à certains critères.

C'est là qu'interviennent les filtres.

Les filtres vous permettent de réduire vos données pour ne regarder que certaines lignes à la fois. Dans Excel, un filtre peut être ajouté à chaque colonne de vos données - et à partir de là, vous pouvez ensuite choisir les cellules que vous souhaitez afficher à la fois.

Jetons un coup d'œil à l'exemple ci-dessous. Ajoutez un filtre en cliquant sur l'onglet Données et en sélectionnant « Filtre ». En cliquant sur la flèche à côté des en-têtes de colonne, vous pourrez choisir si vous souhaitez que vos données soient organisées par ordre croissant ou décroissant, ainsi que les lignes spécifiques que vous souhaitez afficher.

Dans mon exemple Harry Potter, disons que je veux seulement voir les étudiants à Gryffondor. En sélectionnant le filtre Gryffondor, les autres lignes disparaissent.

Pro Tip: copiez et collez les valeurs dans la feuille de calcul lorsqu'un filtre est activé pour effectuer une analyse supplémentaire dans une autre feuille de calcul.

4. Supprimez les points ou ensembles de données en double.

Les ensembles de données plus volumineux ont tendance à avoir du contenu en double. Vous pouvez avoir une liste de plusieurs contacts dans une entreprise et ne vouloir voir que le nombre d'entreprises que vous avez. Dans des situations comme celle-ci, la suppression des doublons est très pratique.

Pour supprimer vos doublons, mettez en surbrillance la ligne ou la colonne dont vous souhaitez supprimer les doublons. Ensuite, allez dans l'onglet Données et sélectionnez "Supprimer les doublons" (qui se trouve sous le sous-en-tête Outils dans l'ancienne version d'Excel). Une fenêtre contextuelle apparaîtra pour confirmer les données avec lesquelles vous souhaitez travailler. Sélectionnez « Supprimer les doublons » et vous êtes prêt à partir.

Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour supprimer une ligne entière en fonction d'une valeur de colonne en double. Donc, si vous avez trois lignes avec les informations de Harry Potter et que vous n'avez besoin d'en voir qu'une, vous pouvez sélectionner l'ensemble de données complet, puis supprimer les doublons en fonction de l'e-mail. Votre liste résultante n'aura que des noms uniques sans doublons.

5. Transposez les lignes en colonnes.

Lorsque vous avez des lignes de données dans votre feuille de calcul, vous pouvez décider de transformer les éléments de l'une de ces lignes en colonnes (ou vice versa). Il faudrait beaucoup de temps pour copier et coller chaque en-tête individuel - mais ce que la fonction de transposition vous permet de faire, c'est simplement de déplacer vos données de ligne dans des colonnes, ou l'inverse.

Commencez par mettre en évidence la colonne que vous souhaitez transposer en lignes. Faites un clic droit dessus, puis sélectionnez "Copier". Ensuite, sélectionnez les cellules de votre feuille de calcul où vous souhaitez que votre première ligne ou colonne commence. Cliquez avec le bouton droit sur la cellule, puis sélectionnez "Collage spécial". Un module apparaîtra — en bas, vous verrez une option à transposer. Cochez cette case et sélectionnez OK. Votre colonne va maintenant être transférée sur une ligne ou vice-versa.

Sur les nouvelles versions d'Excel, une liste déroulante apparaîtra au lieu d'une fenêtre contextuelle.

6. Divisez les informations textuelles entre les colonnes.

Que se passe-t-il si vous souhaitez diviser les informations contenues dans une cellule en deux cellules différentes ? Par exemple, vous souhaitez peut-être extraire le nom de l'entreprise de quelqu'un via son adresse e-mail. Ou peut-être souhaitez-vous séparer le nom complet de quelqu'un en un prénom et un nom pour vos modèles de marketing par e-mail.

Grâce à Excel, les deux sont possibles. Tout d'abord, mettez en surbrillance la colonne que vous souhaitez diviser. Ensuite, allez dans l'onglet Données et sélectionnez "Texte dans les colonnes". Un module apparaîtra avec des informations supplémentaires.

Tout d'abord, vous devez sélectionner « Délimité » ou « Largeur fixe ».

• « Délimité » signifie que vous souhaitez diviser la colonne en fonction de caractères tels que des virgules, des espaces ou des tabulations.
• « Largeur fixe » signifie que vous souhaitez sélectionner l'emplacement exact sur toutes les colonnes où vous souhaitez que la division se produise.

Dans l'exemple ci-dessous, sélectionnons « Delimited » afin de pouvoir séparer le nom complet en prénom et nom de famille.

Ensuite, il est temps de choisir les délimiteurs. Cela peut être une tabulation, un point-virgule, une virgule, un espace ou autre chose. (« Quelque chose d'autre » pourrait être le signe « @ » utilisé dans une adresse e-mail, par exemple.) Dans notre exemple, choisissons l'espace. Excel vous montrera ensuite un aperçu de ce à quoi ressembleront vos nouvelles colonnes.

Lorsque vous êtes satisfait de l'aperçu, appuyez sur "Suivant". Cette page vous permettra de sélectionner les formats avancés si vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Terminer ».

7. Utilisez des formules pour des calculs simples.

En plus de faire des calculs assez complexes, Excel peut vous aider à faire des calculs arithmétiques simples comme ajouter, soustraire, multiplier ou diviser n'importe laquelle de vos données.

• Pour ajouter, utilisez le signe +.
• Pour soustraire, utilisez le signe -.
• Pour multiplier, utilisez le signe *.
• Pour diviser, utilisez le signe /.

Vous pouvez également utiliser des parenthèses pour vous assurer que certains calculs sont effectués en premier. Dans l'exemple ci-dessous (10+10*10), les deuxième et troisième 10 ont été multipliés ensemble avant d'ajouter le 10 supplémentaire. Cependant, si nous le faisions (10+10)*10, le premier et le deuxième 10 seraient additionnés en premier .

8. Obtenez la moyenne des nombres dans vos cellules.

Si vous voulez la moyenne d'un ensemble de nombres, vous pouvez utiliser la formule =MOYENNE(Cellule1:Cellule2). Si vous souhaitez additionner une colonne de nombres, vous pouvez utiliser la formule =SOMME(Cellule1:Cellule2).

9. Utilisez la mise en forme conditionnelle pour que les cellules changent automatiquement de couleur en fonction des données.

La mise en forme conditionnelle vous permet de modifier la couleur d'une cellule en fonction des informations contenues dans la cellule. Par exemple, si vous souhaitez signaler certains nombres supérieurs à la moyenne ou dans les 10 % supérieurs des données de votre feuille de calcul, vous pouvez le faire. Si vous souhaitez colorer les points communs entre différentes lignes dans Excel, vous pouvez le faire. Cela vous aidera à voir rapidement les informations qui sont importantes pour vous.

Pour commencer, mettez en surbrillance le groupe de cellules sur lequel vous souhaitez utiliser la mise en forme conditionnelle. Ensuite, choisissez "Mise en forme conditionnelle" dans le menu Accueil et sélectionnez votre logique dans la liste déroulante. (Vous pouvez également créer votre propre règle si vous voulez quelque chose de différent.) Une fenêtre apparaîtra vous invitant à fournir plus d'informations sur votre règle de formatage. Sélectionnez « OK » lorsque vous avez terminé et vous devriez voir vos résultats apparaître automatiquement.

10. Utilisez la formule SI Excel pour automatiser certaines fonctions Excel.

Parfois, nous ne voulons pas compter le nombre de fois qu'une valeur apparaît. Au lieu de cela, nous voulons entrer des informations différentes dans une cellule s'il existe une cellule correspondante avec ces informations.

Par exemple, dans la situation ci-dessous, je souhaite attribuer dix points à tous ceux qui appartiennent à la maison Gryffondor. Au lieu de taper manuellement les 10 à côté du nom de chaque élève de Gryffondor, je peux utiliser la formule SI Excel pour dire que si l'élève est à Gryffondor, alors il devrait obtenir dix points.

La formule est la suivante: IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

Exemple illustré ci-dessous : =SI(D2=”Gryffondor”,,”10″,”0″)

En termes généraux, la formule serait IF (Test logique, valeur de vrai, valeur de faux). Examinons chacune de ces variables.

• Test de logique: Le test logique est la partie « IF » de l'instruction. Dans ce cas, la logique est D2 = "Gryffondor" car nous voulons nous assurer que la cellule correspondant à l'élève indique "Gryffondor". Assurez-vous de mettre Gryffondor entre guillemets ici.
• Value_if_True: C'est ce que nous voulons que la cellule affiche si la valeur est vraie. Dans ce cas, nous voulons que la cellule affiche « 10 » pour indiquer que l'étudiant a obtenu les 10 points. N'utilisez des guillemets que si vous voulez que le résultat soit du texte au lieu d'un nombre.
• Value_if_False: C'est ce que nous voulons que la cellule affiche si la valeur est fausse. Dans ce cas, pour tout étudiant qui n'est pas à Gryffondor, nous voulons que la cellule affiche « 0 ». N'utilisez des guillemets que si vous voulez que le résultat soit du texte au lieu d'un nombre.

Notes: Dans l'exemple ci-dessus, j'ai attribué 10 points à tout le monde à Gryffondor. Si je voulais plus tard additionner le nombre total de points, je ne pourrais pas le faire car les 10 sont entre guillemets, ce qui en fait du texte et non un nombre qu'Excel peut additionner.

11. Utilisez des signes dollar pour que la formule d'une cellule reste la même, quel que soit l'endroit où elle se déplace.

Avez-vous déjà vu un signe dollar dans une formule Excel ? Lorsqu'il est utilisé dans une formule, il ne représente pas un dollar américain ; au lieu de cela, il garantit que la colonne et la ligne exactes sont identiques, même si vous copiez la même formule dans des lignes adjacentes.

Vous voyez, une référence de cellule - lorsque vous faites référence à la cellule A5 à partir de la cellule C5, par exemple - est relative par défaut. Dans ce cas, vous faites en fait référence à une cellule qui se trouve cinq colonnes à gauche (C moins A) et dans la même ligne (5). C'est ce qu'on appelle une formule relative. Lorsque vous copiez une formule relative d'une cellule à une autre, les valeurs de la formule sont ajustées en fonction de l'endroit où elle est déplacée. Mais parfois, nous voulons que ces valeurs restent les mêmes, qu'elles soient déplacées ou non - et nous pouvons le faire en transformant la formule en une formule absolue.

Pour changer la formule relative (=A5+C5) en une formule absolue, nous précéderions les valeurs des lignes et des colonnes par des signes dollar, comme ceci : (=$5$A+$C$5). (En savoir plus sur la page d'assistance de Microsoft Office ici.)

12. Utilisez la fonction RECHERCHEV pour extraire des données d'une zone d'une feuille à une autre.

Avez-vous déjà eu deux ensembles de données sur deux feuilles de calcul différentes que vous souhaitez combiner en une seule feuille de calcul ?

Par exemple, vous pouvez avoir une liste de noms de personnes à côté de leurs adresses e-mail dans une feuille de calcul et une liste des adresses e-mail de ces mêmes personnes à côté de leurs noms d'entreprise dans l'autre - mais vous voulez les noms, adresses e-mail et noms d'entreprise de ces personnes à apparaître en un seul endroit.

Je dois souvent combiner des ensembles de données comme celui-ci - et quand je le fais, la RECHERCHEV est ma formule de prédilection.

Avant d'utiliser la formule, cependant, assurez-vous d'avoir au moins une colonne qui apparaît de manière identique aux deux endroits. Parcourez vos ensembles de données pour vous assurer que la colonne de données que vous utilisez pour combiner vos informations est exactement la même, sans espace supplémentaire.

La formule: =RECHERCHEV(valeur de recherche, tableau de table, numéro de colonne, correspondance approximative (TRUE) ou correspondance exacte (FALSE))

La formule avec les variables de notre exemple ci-dessous : =RECHERCHEV(C2,Feuille2!A:B,2,FAUX)

Dans cette formule, il y a plusieurs variables. Ce qui suit est vrai lorsque vous souhaitez combiner les informations de la feuille 1 et de la feuille 2 sur la feuille 1.

• Valeur de recherche: Il s'agit de la valeur identique que vous avez dans les deux feuilles de calcul. Choisissez la première valeur dans votre première feuille de calcul. Dans l'exemple qui suit, il s'agit de la première adresse e-mail de la liste, ou cellule 2 (C2).
• Tableau Tableau: Le tableau de tableau est la plage de colonnes de la feuille 2 dont vous allez extraire vos données, y compris la colonne de données identique à votre valeur de recherche (dans notre exemple, les adresses e-mail) dans la feuille 1 ainsi que la colonne de données vous essayez de copier vers la feuille 1. Dans notre exemple, il s'agit de « Feuille2 ! A : B ». « A » signifie la colonne A de la feuille 2, qui est la colonne de la feuille 2 où les données identiques à notre valeur de recherche (e-mail) de la feuille 1 sont répertoriées. Le « B » signifie la colonne B, qui contient les informations disponibles uniquement dans la feuille 2 que vous souhaitez traduire en feuille 1.
• Numéro de colonne: Cela indique à Excel dans quelle colonne se trouvent les nouvelles données que vous souhaitez copier dans la feuille 1. Dans notre exemple, il s'agirait de la colonne dans laquelle se trouve « Maison ». « Maison » est la deuxième colonne de notre gamme de colonnes ( tableau), donc notre numéro de colonne est 2. [Notes: votre plage peut comporter plus de deux colonnes. Par exemple, s'il y a trois colonnes sur la feuille 2 - E-mail, Âge et Maison - et que vous souhaitez toujours amener Maison sur la feuille 1, vous pouvez toujours utiliser une RECHERCHEV. Il vous suffit de remplacer le « 2 » par un « 3 » pour qu'il récupère la valeur dans la troisième colonne : =RECHERCHEV(C2:Sheet2!A:C,3,false).]
• Correspondance approximative (VRAI) ou Correspondance exacte (FAUX): utilisez FALSE pour vous assurer que vous n'obtenez que des correspondances de valeur exactes. Si vous utilisez TRUE, la fonction tirera des correspondances approximatives.

Dans l'exemple ci-dessous, les feuilles 1 et 2 contiennent des listes décrivant différentes informations sur les mêmes personnes, et le fil conducteur entre les deux est leurs adresses e-mail. Disons que nous voulons combiner les deux ensembles de données afin que toutes les informations sur la maison de la feuille 2 se traduisent par la feuille 1.

Alors quand on tape la formule =RECHERCHEV(C2,Feuille2!A:B,2,FAUX), nous apportons toutes les données de la maison dans la feuille 1.

Gardez à l'esprit que RECHERCHEV ne retirera que les valeurs de la deuxième feuille qui se trouvent à droite de la colonne contenant vos données identiques. Cela peut entraîner certaines limitations, c'est pourquoi certaines personnes préfèrent utiliser les fonctions INDEX et MATCH à la place.

13. Utilisez les formules INDEX et MATCH pour extraire les données des colonnes horizontales.

Comme VLOOKUP, les fonctions INDEX et MATCH extraient les données d'un autre ensemble de données dans un emplacement central. Voici les principales différences :

• RECHERCHEV est une formule beaucoup plus simple. Si vous travaillez avec de grands ensembles de données qui nécessiteraient des milliers de recherches, l'utilisation des fonctions INDEX et MATCH réduira considérablement le temps de chargement dans Excel.
• Les formules INDEX et MATCH fonctionnent de droite à gauche, tandis que les formules RECHERCHEV ne fonctionnent que comme une recherche de gauche à droite. En d'autres termes, si vous devez effectuer une recherche avec une colonne de recherche à droite de la colonne des résultats, vous devrez alors réorganiser ces colonnes pour effectuer une RECHERCHEV. Cela peut être fastidieux avec de grands ensembles de données et/ou conduire à des erreurs.

Donc, si je veux combiner les informations de la feuille 1 et de la feuille 2 sur la feuille 1, mais que les valeurs des colonnes des feuilles 1 et 2 ne sont pas les mêmes, alors pour effectuer une RECHERCHEV, je devrais basculer entre mes colonnes. Dans ce cas, je choisirais de faire un INDEX et un MATCH à la place.

Regardons un exemple. Disons que la feuille 1 contient une liste des noms des personnes et leurs adresses e-mail de Poudlard, et la feuille 2 contient une liste des adresses e-mail des personnes et le Patronus de chaque élève. (Pour les fans non-Harry Potter, chaque sorcière ou sorcier a un gardien d'animal appelé « Patronus » qui lui est associé.) Les informations qui figurent dans les deux feuilles sont la colonne contenant les adresses e-mail, mais cette colonne d'adresses e-mail est dans des numéros de colonne différents sur chaque feuille. J'utiliserais les formules INDEX et MATCH au lieu de RECHERCHEV donc je n'aurais pas à changer de colonne.

Alors, quelle est la formule ? La formule est en fait la formule MATCH imbriquée dans la formule INDEX. Vous verrez que j'ai différencié la formule MATCH en utilisant une couleur différente ici.

La formule: =INDEX(tableau tableau, formule MATCH)

Cela devient: =INDEX(table tableau, MATCH(lookup_value, lookup_array))

La formule avec les variables de notre exemple ci-dessous : =INDICE(Feuille2!A:A,(MATCH(Feuille1!C:C,Feuille2!C:C,0)))

Voici les variables :

• Tableau Tableau: La plage de colonnes de la feuille 2 contenant les nouvelles données que vous souhaitez transférer dans la feuille 1. Dans notre exemple, « A » signifie la colonne A, qui contient les informations « Patronus » pour chaque personne.
• Valeur de recherche: il s'agit de la colonne de la feuille 1 qui contient des valeurs identiques dans les deux feuilles de calcul. Dans l'exemple qui suit, cela signifie la colonne « e-mail » sur la feuille 1, qui est la colonne C. Donc : Feuille1!C:C.
• Tableau de recherche: il s'agit de la colonne de la feuille 2 qui contient des valeurs identiques dans les deux feuilles de calcul. Dans l'exemple qui suit, il s'agit de la colonne « e-mail » de la feuille 2, qui est également la colonne C. Donc : Feuille2!C:C.

Une fois que vous avez défini vos variables, saisissez les formules INDEX et MATCH dans la cellule la plus haute de la colonne vierge Patronus sur la feuille 1, où vous souhaitez que les informations combinées soient conservées.

14. Utilisez la fonction COUNTIF pour qu'Excel compte des mots ou des nombres dans n'importe quelle plage de cellules.

Au lieu de compter manuellement la fréquence à laquelle une certaine valeur ou un certain nombre apparaît, laissez Excel faire le travail pour vous. Avec la fonction COUNTIF, Excel peut compter le nombre de fois qu'un mot ou un nombre apparaît dans n'importe quelle plage de cellules.

Par exemple, disons que je veux compter le nombre de fois où le mot "Gryffondor" apparaît dans mon ensemble de données.

La formule: = COUNTIF (plage, critères)

La formule avec les variables de notre exemple ci-dessous : =COUNTIF(D:D,"Gryffondor")

Dans cette formule, il y a plusieurs variables :

• Autonomie: La plage que nous voulons que la formule couvre. Dans ce cas, puisque nous ne nous concentrons que sur une colonne, nous utilisons "D:D" pour indiquer que la première et la dernière colonne sont toutes deux D. Si je regardais les colonnes C et D, j'utiliserais "C:D . "
• Critères: Quel que soit le nombre ou le morceau de texte que vous souhaitez qu'Excel compte. N'utilisez des guillemets que si vous voulez que le résultat soit du texte au lieu d'un nombre. Dans notre exemple, le critère est « Gryffondor ».

Il suffit de taper la formule COUNTIF dans n'importe quelle cellule et d'appuyer sur "Entrée" pour me montrer combien de fois le mot "Gryffondor" apparaît dans l'ensemble de données.

15. Combinez les cellules à l'aide de &.

Les bases de données ont tendance à séparer les données pour les rendre aussi exactes que possible. Par exemple, au lieu d'avoir une colonne qui affiche le nom complet d'une personne, une base de données peut avoir les données sous forme de prénom, puis de nom de famille dans des colonnes séparées. Ou, il peut avoir l'emplacement d'une personne séparé par la ville, l'état et le code postal. Dans Excel, vous pouvez combiner des cellules avec différentes données dans une seule cellule en utilisant le signe "&" dans votre fonction.

La formule avec les variables de notre exemple ci-dessous : = A2 & "" & B2

Parcourons ensemble la formule à l'aide d'un exemple. Imaginez que nous voulons combiner les prénoms et les noms de famille en noms complets dans une seule colonne. Pour ce faire, nous plaçons d'abord notre curseur dans la cellule vide où nous voulons que le nom complet apparaisse. Ensuite, nous mettrons en surbrillance une cellule contenant un prénom, saisirons un signe « & », puis mettrons en surbrillance une cellule avec le nom de famille correspondant.

Mais vous n'avez pas terminé — si tout ce que vous tapez est =A2&B2, alors il n'y aura pas d'espace entre le prénom et le nom de la personne. Pour ajouter l'espace nécessaire, utilisez la fonction = A2 & "" & B2. Les guillemets autour de l'espace indiquent à Excel de mettre un espace entre le prénom et le nom.

Pour que cela soit vrai pour plusieurs lignes, faites simplement glisser le coin de cette première cellule vers le bas, comme indiqué dans l'exemple.

16. Ajoutez des cases à cocher.

Si vous utilisez une feuille Excel pour suivre les données des clients et que vous souhaitez superviser quelque chose qui n'est pas quantifiable, vous pouvez insérer des cases à cocher dans une colonne.

Par exemple, si vous utilisez une feuille Excel pour gérer vos prospects et que vous souhaitez savoir si vous les avez appelés au cours du dernier trimestre, vous pourriez avoir un message « Appelé ce trimestre ? » colonne et cochez les cellules qu'elle contient lorsque vous avez appelé le client respectif.

Voici comment le faire.

Mettez en surbrillance une cellule à laquelle vous souhaitez ajouter des cases à cocher dans votre feuille de calcul. Ensuite, cliquez sur DÉVELOPPEUR. Ensuite, sous CONTRLES DE FORMULAIRE, cochez la case ou le cercle de sélection mis en surbrillance dans l'image ci-dessous.

Une fois que la zone apparaît dans la cellule, copiez-la, mettez en surbrillance les cellules dans lesquelles vous souhaitez également qu'elle apparaisse, puis collez-la.

17. Lien hypertexte d'une cellule vers un site Web.

Si vous utilisez votre feuille pour suivre les métriques des réseaux sociaux ou des sites Web, il peut être utile d'avoir une colonne de référence avec les liens que chaque ligne suit. Si vous ajoutez une URL directement dans Excel, elle devrait automatiquement être cliquable. Mais si vous devez créer un lien hypertexte avec des mots, tels qu'un titre de page ou le titre d'un article que vous suivez, voici comment procéder.

Mettez en surbrillance les mots que vous souhaitez créer un lien hypertexte, puis appuyez sur Maj K. À partir de là, une boîte apparaîtra vous permettant de placer l'URL du lien hypertexte. Copiez et collez l'URL dans cette zone et appuyez ou cliquez sur Entrée.

Si le raccourci clavier ne fonctionne pas pour une raison quelconque, vous pouvez également le faire manuellement en mettant la cellule en surbrillance et en cliquant sur insérer > Lien hypertexte.

18. Ajoutez des menus déroulants.

Parfois, vous utiliserez votre feuille de calcul pour suivre les processus ou d'autres éléments qualitatifs. Plutôt que d'écrire des mots dans votre feuille de manière répétitive, tels que « Oui », « Non », « Étape du client », « Prospect des ventes » ou « Prospect », vous pouvez utiliser des menus déroulants pour marquer rapidement des éléments descriptifs sur vos contacts ou tout ce que vous 're suivi.

Voici comment ajouter des listes déroulantes à vos cellules.

Mettez en surbrillance les cellules dans lesquelles vous souhaitez que les listes déroulantes se trouvent, puis cliquez sur le menu Données dans la navigation supérieure et appuyez sur Validation.

À partir de là, vous verrez une boîte Paramètres de validation des données s'ouvrir. Regardez les options Autoriser, puis cliquez sur Listes et sélectionnez Liste déroulante. Vérifiez le bouton déroulant In-Cell, puis appuyez sur OK.

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